Definición de Check-in

El vocablo inglés check-in hace referencia a los trámites relacionados con la llegada de pasajeros a los aeropuertos o puertos antes de su embarque, así como a los trámites que se realizan en la recepción de un hotel cuando llega un nuevo cliente.

En cualquiera de sus modalidades el check-in es una operación clave en la recepción de pasajeros o clientes. Hay que tener en cuenta que en el caso de un aeropuerto puede haber miles de personas que van a viajar y es necesario organizar un sistema de check-in eficaz, rápido y coordinado.

En los últimos años, los sistemas de check-in han evolucionado considerablemente por dos motivos:

1) la informatización de los procesos y
2) la gestión on-line del cliente.

El check-in en un hotel

Si un cliente se encuentra en la recepción de un hotel para ocupar una habitación ya reservada de antemano es necesario realizar una serie de pasos en el proceso de check-in: comprobación de la reserva, identificación y registro del cliente y, un aspecto muy importante, que el recepcionista compruebe que la habitación asignada se encuentra disponible. Hay que tener en cuenta que el check-in está directamente relacionado con la operación inversa, el check-out. En otras palabras, para que un cliente disponga de su habitación es necesario comprobar que el cliente anterior ha abandonado dicha habitación.

El check-in en un hotel tiene una doble vertiente: 1) es importante desde un punto de vista organizativo para la gestión de las habitaciones del establecimiento y para llevar un estricto control de las entradas y salidas de clientes y 2) el cliente que llega al hotel después de un viaje necesita ser atendido con rapidez y efectividad y si el check-in fuera ineficaz se estaría ofreciendo un mal servicio y un pésimo mensaje de bienvenida.

Los procesos on-line no solo afectan al check-in de aeropuertos y puertos, ya que también se utiliza en los hoteles. El cliente puede registrar sus datos personales en el mismo momento de hacer la reserva, lo cual facilita el trabajo del recepcionista y evita al propio cliente una serie de trámites que ya no son necesarios. Esta optimización de los procesos tiene aspectos positivos evidentes (menos gestiones y reducción en los tiempos de espera). Sin embargo, hay clientes que echan de menos el check-in tradicional en el hotel: un recepcionista que te saluda y te da la bienvenida, es decir, un trato directo y personalizado.

El check-in, un ejemplo de la expansión del inglés

En los aeropuertos y hoteles de la mayoría de países se utiliza el inglés como lengua de comunicación. Si queremos hacer una reserva de una habitación nos conviene saber que el término que se utiliza es booking. Si un hotel vende más plazas de las disponibles estamos en una situación de overbooking. Si vamos a tomar un avión hacemos el chek-in y cuando llegamos al destino realizamos los trámites de check-out.

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