Definición de Documento

Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

En el caso de las organizaciones e instituciones que realizan un vasto y extenso en el tiempo trabajo, los documentos serán menester de todos los días y de casi todos los integrantes de las mismas, por lo cual demandará que sobre los mismos se realice un trabajo de tipo seriado y pasarán a ser denominados series documentales, entre las que se incluyen: la correspondencia, libros de actas, libros de contabilidad, entre otros.

Un documento está compuesto preeminentemente por información escrita que puede haber sido volcada de puño y letra, o sea, manuscritamente, o bien a través de un proceso mecánico como puede ser el de la máquina de escribir que se usaba masivamente antaño o por la computadora, que es aquel medio mecánico que predomina hoy en día.

En este último caso que comentaba, el de los documentos que se crean a través de un ordenador, convencionalmente se los denomina archivos y una vez que han sido creados por el interesado, gracias a la utilización de un programa de edición de documentos, como puede ser el caso de Word, se les otorgará un nombre y un formato, para luego, guardarlos en la unidad de almacenamiento que se elija y de esta manera dejar mejor organizada la búsqueda en caso que más adelante sea necesario abrirlos para consultarlos o modificarlos.

A los documentos, además, se los puede clasificar en documentos primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable, en secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento y los terciarios, que son aquellos documentos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.