Significado de Intranet y Extranet

Pueden establecerse distintos niveles de acceso a la red privada entre miembros de equipo y socios externos

¿Qué son la Intranet y Extranet?

La red es un espacio de comunicación abierto, de modo que Intranet refiere a una área online de acceso restrigido, a partir de lo cual limitar el uso de servicios y programas a nivel administrativo y de desarrollo, apreciable comúnmente en los ámbitos corporativos y gubernamentales. Por su parte, Extranet comprende la idea de colocar a disposición de un grupo de usuarios, entendiendo clientes o socios, determinados recursos propios de la Intranet, tal sería el caso de resultados obtenidos del procesamiento de datos sigilosos.

Historia y principios fundamentales

¿Fue primero el huevo o la gallina? Probablemente, la misma dificultad lleva responder a la pregunta de si surgió primero la intranet o la extranet, aunque lo más probable es que fuera primero la intranet por el motivo de que las redes locales se desarrollaron en velocidad antes que la mayoría de conexiones a Internet que permiten, precisamente, las extranets.

El término intranet fue acuñado en 1995 por Steven L. Tellen, aunque en sus inicios y debido a las posibilidades tecnológicas de la época, era poco más que una página web.

No obstante, la practicidad del invento hace que pronto empiecen a ser colgadas en esta página informaciones de interés y, poco a poco, se pase a un sistema de información corporativa y, de aquí, a verdaderos portales con funcionalidades y conexiones con herramientas de gestión internas hasta pasar a absorber estas últimas como parte de su funcionalidad.

A partir de la eclosión de las redes sociales, a mediados-finales de la década de los 2000, las herramientas de intranet incorporan un apartado social, útil sobretodo para las organizaciones de mayor tamaño, que permite a los empleados crear su perfil, de forma que faciliten información sobre ellos a los demás trabajadores.

Actualmente (a mediados de 2019), las intranets se han erigido como un espacio de trabajo más, aportando con ello activamente a la productividad de la empresa.

Por su parte, la extranet nace más o menos como la intranet, como una área privada para los clientes y proveedores, de puertas afuera pero que solamente se puede acceder a ella con un nombre de usuario y contraseña.

Como la intranet, funciona con tecnologías estándares de la web, y se puede acceder a ella con un simple navegador.

Pese a que su creación habría podido ir paralela o casi a la de las intranets, se considera que empiezan a introducirse en el mercado alrededor de un año después de que lleguen las intranets, como un paso evolutivo lógico al utilizar, como he dicho antes, la misma tecnología, con lo que no era necesario desarrollar algo radicalmente nuevo, si no re-enfocar el uso de una tecnología ya existente.

El primer uso de la palabra extranet está documentado en 1996 por parte de IBM para referirse al sistema de distribución de documentación y resultados de los JJOO de Atlanta, celebrados ese mismo año.

La evolución de las extranets ha sido, principalmente, tecnológica, aunque no de finalidad: la de prestar servicios a los clientes y proveedores sigue manteniéndose. Así, servicios como el seguimiento (tracking) de paquetes ofrecido por los servicios de mensajería, consiste en una extranet que habilita dicho servicio.

Implementación de una intranet y extranet

En cualquiera de los dos casos (intranet y extranet), su implementación debe responder a las necesidades de la organización y su tamaño.

Por ejemplo, no tiene mucho sentido implementar una intranet en el caso de un trabajador autónomo, aunque sí lo tiene -y mucho- para el caso de organizaciones descentralizadas que deben coordinar sus acciones entre distintos departamentos y sedes, muchas veces sin que se conozcan los empleados de diferentes sedes.

En el caso de la extranet, es factible que pueda interesar a un trabajador autónomo tanto como a una organización, sólo hay que pensar en el tipo de relación a los clientes que tenemos y la que tendremos.

Sobre los productos, hay muchos y variados en el mercado, y dependen también de si el servidor en el que estará alojado el software lo encontramos en nuestras instalaciones o en un centro de datos, además de la plataforma (Linux y Windows, principalmente).

También podemos optar por un desarrollo a medida, siempre más caro pero también completamente adaptado a las necesidades de nuestro negocio.

Ejemplos

Liferay se define como un portal corporativo, aunque entre sus características tenemos muchas que lo acercan a una intranet o, por lo menos, podemos personalizarlo lo suficiente para convertirlo en una herramienta de este tipo.

Microsoft tiene SharePoint, un software que puede encontrarse en versión básica y gratuita, o más completa de pago, y que permite crear un portal para el manejo interno de las organizaciones al más puro estilo intranet.

Entre las extranets comerciales tenemos la de HyperOffice, que presenta funcionalidades para la compartición de documentos, e-mail corporativo, base de datos online, y facilidades de colaboración.