Significado de memorando Definición, aplicaciones y estructura

Definición formal

El memorando, también adoptado como memorándum, es una modalidad escrita destinada a registrar informaciones importantes al respecto de un tema abordado, recopilando datos en pos de solucionar algo o bien en el armado de una estrategia específica, comparable a un cuaderno de apuntes que se usa cuando uno escucha atentamente al profesor que está al frente de una clase.

En sintonía, el memorando mantiene cierto grado de informalidad, y es así que no requiere de la firma de sus actores. Etimológicamente encuentra referencia en el latín medieval memorandum, asociado al gerundio latino memorāre, interpretando algo que tiene que recordarse, y de este modo no se lo puede olvidar ni omitir.

Se lo observa en múltiples ámbitos, particularmente el empresario, por ejemplo a instancias de órdenes o ideas que fueran resultado del encuentro entre los dueños, y en el gubernamental, por ejemplo en carácter diplomático a partir del encuentro de dos naciones que discuten sobre un interés en común como objeto de negociaciones bilaterales manifestando reglas y compromisos.

Asimismo tiene una especial atención en el contexto laboral, sea público o privado, como parte de lo que formalmente se designa como comunicación organizacional. Es un recurso sumamente utilizado para poner en conocimientos de otros (empleados, departamentos, áreas, otras sedes, entre otros) asuntos de relevancia, que deben conocerse obligatoriamente porque hacen al funcionamiento de la institución.

Aplicaciones y estructura del mensaje

En el contexto de empresas y organizaciones suele usarse para: exponer información de interés general, para solicitar un informe sobre un tema, o para presentar instrucciones, consejos, informar sanciones a empleados, cambios en la estructura de la empresa, la ejecución de actividades extraordinarias, tales como jornadas de capacitación vinculadas al quehacer del área o compañía, entre los principales.

Cabe destacarse que se trata de un comunicado formal y como tal debe estar redactado con un lenguaje serio, respetuoso y no coloquial, manifestar clara y directamente el asunto objeto del mismo, porque el objetivo de esta clase de nota es transmitir la información rápida y efectivamente, y en especial si se trata de una cuestión que reviste gravedad o demanda una solución inmediata.

Los datos del remitente y destinatario, si es un individuo su nombre completo y cargo, o en su defecto si se trata de una misiva entre sectores, deberán identificarse ambos.

Ahora bien, hay otros contenidos y datos que no pueden faltar y que se suman a los indicados, que son: lugar, fecha, destino, origen, código, tema, saludo despedida, firmas.

Si bien no hay una norma única, lo aconsejable es que al inicio se indique el lugar y la fecha, su destinatario, quien lo envía y su motivación o asunto, para luego desarrollarlo más abajo, en pocas palabras.

Se deben hacer dos copias, una que se entrega al receptor, y otra que éste deberá devolver firmada al origen para así dejar asentado su recepción conforme.

A modo de ejemplo diremos que el memorándum puede comenzar así: “Por medio del presente informamos que…”

Si analizamos todos los medios de comunicación que utiliza una empresa, sin duda alguna, es de los más funcionales y efectivos en su misión, porque es conciso y su envío o publicación siempre queda registrado internamente, ahora bien, se trata de una comunicación interna siempre, no se usa para comunicaciones a proveedores, clientes.

Ilustraciones: Fizkes, Ilyakalinin