Importancia de la Ofimática

Serena Cuoghi
Título de Profesora de Biología

A partir de la invención de los primeros tipógrafos a principios del siglo XIX, gracias al crecimiento del negocio de las imprentas, el pujante interés en agilizar los procesos de escritura llevó al desarrollo de las máquinas de escribir, un artefacto que no solo ayudó a incrementar la productividad de los escritores, sino que rápidamente encontró un destino aún más próspero, transformando radicalmente el mundo empresarial y el desempeño de las oficinas a escala global. La incorporación de estos recursos tecnológicos, además de permitir la estandarización de documentos y facilitar la legibilidad de los mismos, permitió incrementar progresivamente el desempeño de las funciones de la oficina, a medida que, tanto máquinas de escribir como calculadoras y otras herramientas automáticas, fueron evolucionando hacia modelos cada vez más eficientes y rápidos, dando paso en conjunto a una era tecnológica especializada en el desempeño de la ofimática, convirtiéndose en uno de los mayores estímulos para el desarrollo de los equipos informáticos, junto al software y hardware cada vez más especializados en el cumplimiento de las funciones operativas de las empresas ocupándose de:

1) registros y procesamiento de datos, como nóminas, pagos, inventarios de insumos y productos, y las carteras de clientes;

2) optimización de los mecanismos de planificación, mediante la generación de organigramas, planos, agendas y gráficos;

3) realización de control y cálculos contables avanzados, como ajustes de presupuestos, costos, estimación de ganancias y pérdidas, créditos, débitos e impuestos;

4) redacción y envío de documentos oficiales con representación legal de las empresas, así como memorandos y correspondencias internas, para la optimización de los procesos de comunicación entre los diversos departamentos y personal de las empresas;

5) realización de los productos de diseño e imagen corporativo y de los productos, haciendo uso del diseño gráfico digital y los recursos de impresión; entre muchas otras funciones y utilidades que cada empresa en particular puede requerir o bien desee implementar.

Optimización empresarial desde la más pequeña escala

Todas estas potencialidades de la ofimática la han convertido en el motor principal de las compañías, otorgando la facilidad en el desarrollo de estrategias y adaptación de recursos hacia su continua innovación, apalancando con ello el crecimiento de sus resultados y la modernización empresarial.

Si bien es cierto que ninguna labor de oficina es menos importante que otra, el pertinente apoyo de las automatizaciones procedimentales ayuda a la liberación más rápida de las funciones más tediosas y rutinarias, permitiendo aprovechar el tiempo restante en acciones que requieran de mayor esfuerzo, otorgando también capacidad resolutiva ante las situaciones inmediatas y accionando eficazmente ante las urgencias, lo cual contribuye considerablemente a la reducción del estrés laboral producto del desempeño en tareas repetitivas o algorítmicamente complejas.

Potencial expansivo de la organización

Una empresa o negocio funcionalmente organizado posee a demás muchas más ventajas competitivas dentro de un sistema económico cada vez más pujante, los clientes modernos optan por fidelizarse con aquellos proveedores que les ofrezcan mejor atención, dejando de sentirse atraídos por simplemente el menor costo. En este sentido, la generación de sistemas óptimos laborales y el tiempo extra logrado en las funciones de los empleados, favorece el desarrollo de ambientes laborales de mejor calidad, reflejándose también en el trato conferido hacia los clientes y el manejo de las soluciones que éstos ameriten.

Como consecuencia lógica de este beneficio productivo y un buen manejo gerencial, las empresas pueden asumir el incremento de sus ganancias para la realización de inversiones que permitan la consecución de objetivos más ambiciosos, con los cuales apuntar hacia su expansión.

El impacto ambiental de la dependencia tecnológica

Tantas maravillas juntas también guardan su lado oscuro, pues pese a los múltiples beneficios que la ofimática ha aportado al desarrollo de las dinámicas económicas y productivas del mundo y la globalización comercial, la evolución de los sistemas educativos y hasta el establecimiento de los acuerdos entre las naciones, así como la ampliación de sus funciones políticas y gubernamentales hacia sus ciudadanos, por mencionar algunas otras utilidades, existen a la par innegables consecuencias negativas cuyos impactos aún no reciben las respuestas adecuadas, y es que el descarte masivo y constante de la tecnología empleada en las oficinas y empresas, producto de su deterioro o por desplazamiento tecnológico, acarrea una acumulación ambiental de desechos cuya degradación y potencial de contaminación por sus diversos componentes, presenta márgenes alarmantes dentro de las cifras de desperdicios que mayor daño infringen al ambiente y los ecosistemas, convirtiéndose en uno de los problemas prioritarios a resolver en cuanto al desarrollo de políticas adecuadas para el reprocesamiento de los equipos en desuso, aunque por otra parte, la reducción en el consumo de papel, gracias a la digitalización de la mayoría de las operaciones de oficinas, empresas y hasta personales, favorece considerablemente a la disminución del impacto ocasionado por la tala de árboles y la alta contaminación producida a lo largo de todo el proceso de su conversión en papel.

Por: Serena Cuoghi. Profesora de Biología egresada de la UPEL. Docente especialista en Dificultades de Aprendizaje. Experta en PNL y Superaprendizaje. Desempeño en Ciencias Biológicas, e investigadora en Biodescodificación.

Art. actualizado: Mayo 2024; sobre el original de diciembre, 2014.

Datos para citar en modelo APA: Cuoghi, S. (Mayo 2024). Importancia de la Ofimática. Significado.com. Desde https://significado.com/im-ofimatica/