Definición de Archivística (Gestión Documental)

Técnicas estandarizadas para administrar documentos en una organización o entidad

El concepto de archivística o gestión documental se utiliza en nuestra lengua para denominar a las técnicas estandarizadas que se emplean a instancias de la administración de los documentos que pertenecen a una organización o entidad, una empresa o una biblioteca, para citar unos ejemplos corrientes.

Una disciplina añeja que evolucionó fantásticamente gracias a las nuevas tecnologías

Debemos indicar que si bien las técnicas y prácticas que se aplican han ido variando y evolucionando como directa consecuencia del avance de las nuevas tecnologías en casi todas las áreas, y por supuesto la archivística no fue la excepción, debemos decir, que la archivística es una actividad ciertamente añeja y que es desplegada por el hombre desde tiempos inmemoriales ante la necesidad imperiosa de documentar, dejar una huella administrativa, legal o comercial de todo cuanto realiza.

Para darnos una idea de la tremenda evolución que hubo en materia de soportes y de técnicas de almacenamiento no tenemos más que decir que los hombres más primitivos archivaban sus “documentos” en hojas de papiro o en arcilla, mientras que los de hoy lo hacemos en la computadora o cualquier otro dispositivo electrónico.

El gran aporte de la informática y de Internet

En este sentido no podemos soslayar que la informática y el posterior desarrollo de internet han permitido un gran avance en materia de gestión documental haciendo mucho más práctica y sencilla la tarea tanto en lo que respecta al guardado de información como en materia de recuperación de documentos almacenados.

Porque claro antes, los encargados de esta tarea, archiveros, bibliotecarios o archivista, entre otras denominaciones que se le han atribuido a quienes desarrollan esta tarea, debían usar y valerse de pesados libros de registración, fichas, carpetas, cajas, estanterías, mientras que ahora basta con tan solo un click para concretar el archivo como también la recuperación de documentos u obras.

Principales quehaceres que despliega

Básicamente, la archivística, se ocupará de: generar y de establecer una serie de normas y de prácticas que permitan la identificación de los documentos que se van archivando, la recuperación de información de los mismos, el tiempo que deberán permanecer archivados en el caso de aquellos que puedan ser eliminados pasado algún tiempo y por el contrario deberá garantizar la conservación para siempre de aquellos documentos que disponen de gran valía.