Definición de Archivo

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo.

También, estos lugares suelen ser un lugar de consulta sistemática y recurrente por parte de historiadores, estudiosos de determinados aspectos y bondades del pasado y estudiantes primarios, secundarios o universitarios quienes son enviados por sus profesores para que tomen contacto con este tipo de lugares y se acostumbren a usarlos como métodos de consulta a la hora de la realización de trabajos especiales. Así, las bibliotecas son los grandes reservorios de archivos de los últimos siglos.

En tanto, y no escapando de los rigores de la polisemia, la palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en sí mismo.

Antes comentaba los alcances del término más que nada relacionándolo con la arista histórica de un país, sin embargo, una persona, una empresa, un sanatorio, un hospital y las distintas organizaciones que existen suelen poseer un archivo en el cual vuelcan toda su actividad. Los Archivos Generales de las distintas naciones conservan información única en relación con la vida histórica y cultural de sus pueblos y forman parte del verdadero patrimonio de esos estados.

Obviamente, esta cuestión es preciso que esté efectuada siguiendo estrictos criterios de organización para que llegado el momento de la búsqueda de un material específico sea fácil detectarlo; por ejemplo, en el caso de un hospital para encontrar fácilmente la historia clínica de algún paciente si surje la necesidad de una interconsulta o, en el caso que se trate de una oficina legal, el expediente de algún caso en el cual se intervino. Asimismo, un correcto sistema de clasificación de los archivos de un hospital o sanatorio es la única forma para generar adecuados estudios científicos de calidad metodológica, hecho que caracteriza a los sistemas de salud de naciones del primer mundo.

Sin embargo y como consecuencia de la creciente presencia de la tecnología en nuestras vidas y en nuestros días, en los últimos años se ha impuesto otra modalidad de archivo: el archivo informático, que también es un conjunto de información o documentos pero lo que cambiará es el soporte de almacenamiento que ya no será un lugar físico visible, sino uno que puede ser leído a través de una computadora, los más comunes son los diskettes, los discos compactos (CD) o los pendrives. Sin embargo, estos archivos, a pesar de ser intangibles, ocupan un espacio o «peso» cuantificado en la cantidad de información que contienen (bytes o sus múltiplos). Por lo tanto, reducen sensiblemente el lugar destinado al inventario de libros, biblioratos u otras estructuras, aunque el progresivo acúmulo de elementos digitales se conformará también tarde o temprano en un gran espacio a reducir. En este sentido, Internet se ha convertido en la gran biblioteca de los tiempos contemporáneos, con la posibilidad de almacenar archivos en línea y disminuir en forma mínima e impensada la necesidad de espacio real en los sistemas personales.

Por lo tanto, el concepto de archivo ocupa numerosas alternativas posibles para la mentalidad actual, en la cual se imbrican la tradición de las antiguas bibliotecas con la veloz actualidad de los recursos informáticos. De todos modos, queda claro que la idea final de fuente de información no ha abandonado a la idea de los archivos a lo largo de la historia de la humanidad, su cultura y su desarrollo.