Significado de Hoja de Cálculo

¿Qué es una hoja de cálculo?

Es una planilla que posibilita realizar múltiples operaciones matemáticas, agilizando y automatizando los procedimientos. Es uno de los componentes fundamentales dentro de la oficina, donde se encuentra una amplia lista de opciones de software, siendo Microsoft Excel la más reconocida por el usuario común, así como lo es Microsoft Word como procesador de texto. Permite, además, generar gráficos a partir de los datos ingresados y procesados.

Marco histórico e importancia de la aplicación de la hoja de cálculo

Pese a que existieron con anterioridad herramientas que podríamos considerar como precursoras, la primera hoja de cálculo informática moderna se considera que fue Visicalc en 1979.

Esta hoja de cálculo incorporaba novedades respecto a productos similares anteriores, como eran el recálculo automático de las celdas que contenían fórmulas cuando cambiábamos algún valor de una de las celdas que participaban en la fórmula, o referencias absolutas o relativas para trabajar con los valores contenidos en otras celdas, funcionalidades que hoy para nosotros son habituales, pero que para la época supusieron una gran revolución.

En 1983, en pleno inicio de la revolución PC (el primer PC de IBM había salido al mercado un poco más de un año antes), salió al mercado Lotus 1-2-3, que se convirtió en un programa icónico de las máquinas PC y compatibles y de toda una generación.

Lotus 1-2-3 no presentaba grandes novedades operativas respecto a VisiCalc, pero el programa había sido escrito pensando concretamente en las máquinas PC, por lo que ofrecía un rendimiento y velocidad superiores en dicho entorno, por lo que rápidamente desplazó a VisiCalc del liderazgo del sector de las hojas de cálculo.

Pero a Lotus, la empresa que se encontraba tras la legendaria hoja de cálculo, el dominio del mercado le llegó justo hasta las puertas de la década de los noventa.

En esa época, Windows ya se erigía como el siguiente estándar del mercado, y Microsoft aprovechó su tirada para intentar eliminar a sus principales rivales en el terreno de la microinformática: WordPress, al que atacó con Word, DBase, al que intentó -y consiguió- liquidar con Access, y Lotus 1-2-3, al que atacó con Excel.

En sus primeras versiones, Excel ya cimentó las pautas para cualquier hoja de cálculo que debía funcionar en un entorno gráfico, y aunque no inventó nada, con el dominio del mercado exhibido por Microsoft, se hizo con el dominio absoluto.

Las posibilidades que le daba un entorno gráfico a una hoja de cálculo eran múltiples, en especial por la capacidad de crear representaciones gráficas a partir de colecciones de datos. Esto, en un entorno de texto ya se podía hacer (recuerdo haberlo hecho a finales de los 80 con el paquete ofimático Ability 2000), pero en modo gráfico era más simple y visual.

No deja de ser curioso que, al trabajar con varias hojas en un mismo libro, los programas de hoja de cálculo introdujeran un concepto en la interfaz de usuario que a día de hoy es ampliamente utilizado por los navegadores web: las pestañas. Aunque en el caso de las hojas de cálculo, estas las podemos encontrar en la parte inferior de la interfaz.

Cómo funciona una hoja de cálculo

En primer lugar, cuando hablamos de un fichero o archivo de hoja de cálculo, lo hacemos de forma impropia. En su lugar, deberíamos estar hablando de un libro de trabajo, el cual a su vez contiene varias hojas de cálculo.

Cada una de estas hojas de cálculo está dividida en una cuadrícula formada por filas y columnas. Las columnas se designan con las letras del alfabeto (y, pasada la Z, siguen por la AA, AB,…), mientras que las filas se designan con números.

Las referencias a cada celda en particular se realizan por la letra de la columna seguida por el número de la fila (por ejemplo: A12, Y35, AC3), de forma que cada intersección entre una fila y una columna delimita una celda única que puede ser referenciada.

Cada celda puede poseer información, en tres formas: alfanumérica (texto), numérica y fórmula.

Podemos formatear la información numérica como queramos, ya sea conteniendo decimales, siendo números enteros, en forma de fechas, etc. Las fórmulas vienen precedidas normalmente en todos los programas de hoja de cálculo con un signo de igual (=), y no se limitan a las operaciones básicas de sumar, restar, multiplicar y dividir, si no que podemos utilizar funciones avanzadas como el cálculo de un seno o una raíz cuadrada, jugar con varios operadores, implicar valores contenidos en otras celdas, e incluso es posible realizar operaciones sobre texto.

Precisamente, la colección de fórmulas disponible en un programa de hoja de cálculo, las operaciones que podemos llevar a cabo sobre colecciones de datos (como ordenarlos o extraer conclusiones), acostumbran a ser factores diferenciales para decantarse por la elección de una aplicación de hoja de cálculo u otra.

Adecuadamente tratada, una hoja de cálculo puede funcionar también como una base de datos con, por ejemplo, las columnas sirviendo como campos, y las filas como registros.

Ejemplos de software de referencia

LibreOffice Calc es la hoja de cálculo del paquete ofimático LibreOffice. Pese a su simplicidad, facilita el conjunto básico de funcionalidades de cualquier hoja de cálculo, siendo capaz de manejar los formatos de fichero abiertos propios de LibreOffice, y también los de Microsoft para Excel.

Google Sheets es la implementación de hoja de cálculo del paquete ofimático online de Google, la cual proporciona las funcionalidades básicas de este tipo de herramientas, pero poco más debido a las limitaciones que todavía presenta el entorno online del navegador.

Para que el valor de la celda B17 sea el mismo que el de la celda A13 más el 10% (por ejemplo, para calcular impuestos), la fórmula que deberemos introducir en B17 será =A13*1,10 (el asterisco * es el símbolo empleado para la multiplicación en vez de el x).