Definición de Archivar

La palabra archivar designa a la acción, actividad de guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su defecto en un archivador.

Acción de guardar u organizar documentos en un archivador o fichero

En tanto, un archivo puede ser el conjunto organizado de documentos que recibe y produce un individuo o una organización, entidad, como consecuencia de la actividad que lleva a cabo; y por otra parte el lugar físico o local en el cual se almacenan, tratan y protegen los documentos indicados, también se lo conoce como archivo.

El archivador o fichero es el elemento por excelencia que se utiliza para archivar documentos o fichas.

En las fichas se encuentra volcada toda la información sensible, se resumen los datos y se registra el documento.

Usos en medicina, bibliotecas y académicos

Entre los lugares que más usan estas fichas se destacan las bibliotecas, los consultorios médicos, y por otra parte los estudiantes las usan mucho a instancias del estudio de las materias, entre otros.

Tienen un formato rectangular que encaja perfecto con el del fichero que es quien las contendrá de manera organizada.

Si bien el advenimiento de las nuevas tecnologías ha generado que el contenido de las fichas se traslade a soportes electrónicos, en algunos contextos siguen manteniéndose y resultan ser muy útiles aún.

Por ejemplo, en el caso de los consultorios médicos.

Cada paciente dispone de una ficha personalizada en la cual se consignan sus datos personales, de contacto, y sus señas físicas.

Además, en esas fichas, el médico, cada vez que el paciente lo visite, anotará las novedades de su estado, el resultado de la revisión médica, los medicamentos que se le receten, entre otras.

Cuando el paciente asiste a la consulta médica, la secretaria del doctor le preparará la ficha del paciente para que éste disponga al instante de toda la información, es decir, la ficha en este caso actúa como una especie de historia clínica.

Por otro lado, en el caso que la ficha se use para estudiar, se podrá incluir en ellas el contenido resumido de un libro o de cualquier otro material bibliográfico que se esté usando.

Cabe destacarse que el archivo es un elemento muy extendido a la hora de organizar los documentos y por ello es que lo usan desde los individuos, para ordenar sus papeles, tales como facturas de compras, facturas de pago de servicios, entre otras, hasta organismos públicos que en él almacenan todo cuanto documento expiden y reciben.

Los países normalmente disponen de una entidad conocida como Archivo general de la Nación que conservan numerosas colecciones de textos, documentos, obras y otros materiales audiovisuales que en muchos casos comenzaron a ser recolectados y allí reunidos desde varios siglos atrás.

Archivística, la disciplina que se ocupa del proceso de almacenamiento

La archivística, también denominada como archivología, es la disciplina que se ocupa especialmente de abordar los procedimientos y los problemas que surgen del almacenamiento de documentos, con la misión que los mismos puedan ser sencillamente ubicados a futuro cuando sea necesario.

Históricamente esta actividad se centró en mejorar las alternativas de almacenamiento, conservación y restauración, en tanto, con el advenimiento de las nuevas tecnologías, también se ha ocupado de desarrollar vías opcionales para gestionar y guardar los documentos.

Muchas universidades, especialmente aquellas carreras vinculadas a la información, la comunicación y la historia, disponen de esta materia en sus programas.

Aquello terminado o que no dispone de relevancia ya

Por otra parte, la palabra archivar se emplea para dar cuenta de algo que ya se encuentra terminado o que ya no dispone de la atención y el tratamiento que debería. “Las denuncias que hicimos contra la discoteca por ruidos molestos fueron archivadas por el fiscal.”

Este sentido es muy común a instancias del lenguaje coloquial cuando se quiere manifestar que algo se ha dado por terminado o que ya no presenta importancia.

Y también en el ámbito jurídico cuando se quiere dar cuenta que una causa terminó de investigarse, por ejemplo, por falta de pruebas.

Ahora bien, esta puede ser una causa pero puede suceder que un expediente judicial se archive a instancias de un acuerdo secreto entre el magistrado que la instruye, con el acusado.

Por supuesto que esto es absolutamente condenable desde el punto de vista moral, e ilegal, pero lamentablemente sucede mucho en la justicia del mundo, especialmente cuando hay funcionarios públicos involucrados en esos casos.

Entre los sinónimos más usados para este término nos encontramos con el de guardar que justamente refiere guardar, custodiar.