Definición de Plan 5W2H

Esta combinación de números y letras no es ningún código secreto, ni el nombre de un robot, ni nada que se le parezca. En realidad es una forma simplificada de establecer un proyecto empresarial. Con ella es posible clarificar la situación real de un plan de negocio. En este sentido, 5W2H hay que entenderlo como una herramienta de gestión para definir una serie de aspectos destinados a la productividad. Como la mayoría de términos de la economía global, su contenido originario se expresa en inglés.

Desglosando sus partes

El número 5 hace referencia a cinco interrogantes sobre los que hay que aportar una respuesta concreta.

– El primero de ellos es el qué o what en inglés, es decir, qué debe hacerse.

– La segunda w alude a la pregunta por qué o why.

– El tercero es dónde o where.

– El cuarto es cuándo o when,

– y el quinto indica quién o who.

Todas estas preguntas tienen que responderse de una forma simple y clara, pues no se trata de elaborar un informa exhaustivo sino de clarificar conceptos básicos para iniciar un plan de actuación.

Seguidamente viene 2H, que implica dos preguntas: cuánto cuesta y cuál es el presupuesto para el proyecto (las dos haches se corresponden con how y how much en inglés).

Posibles aplicaciones del plan 5W2H

Esta estrategia permite afrontar situaciones muy diversas. En este sentido, puede ayudar a establecer un plan para incrementar los beneficios, para el reclutamiento de talentos o en relación a un servicio concreto que se ofrece a los clientes. Sin embargo, esta metodología es especialmente útil para resolver problemas concretos. De esta manera, cuando aparece una situación problemática, las respuestas de los 5W y de los 2H sirven para encontrar una solución.

Este método de análisis empresarial es extrapolable a otros contextos

Imaginemos un deportista que se plantea conseguir un record. En primer lugar, tiene que saber con exactitud qué objetivo quiere alcanzar. A continuación debe saber por qué quiere hacerlo. Luego tendrá que determinar dónde se va a preparar para su objetivo y cuándo pondrá en marcha su plan. Por último, tendrá que responder al cómo.

Si alguno de estos interrogantes no tuviera una respuesta clara, es muy probable que el objetivo no se haya planteado correctamente.

Estudiando su origen

La primera vez que se emplearon estos números y letras como plan de actuación fue en Japón, concretamente en la planificación de la producción de la compañía Toyota. La idea inicial de este planteamiento es sencilla: para resolver un problema es necesario plantear las preguntas más adecuadas de una forma fácil y directa.

Fotos: Fotolia – Nejron / Contrastwerkstatt