Definición de Secretaria

Persona que se dedica a realizar tareas administrativas en una oficina y a asistir a su jefe

Una secretaria, también denominada en algunos lugares del mundo como auxiliar administrativa, es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del directivo o ejecutivo al cual asiste, es decir, la secretaria del presidente de una empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la secretaria. Por ejemplo y entre otras de su agenda, de atender sus llamadas y de todo cuanto este necesite.

Entonces, si se quiere disponer de una efectiva gestión empresarial será imprescindible contar con una persona eficiente que despliegue este cargo, ya que por ella pasarán mayormente todas las diligencias/ actividades de una organización.

Funciones principales

Sus principales funciones o actividades se encuentran ligadas a lo que se conoce como trabajo de oficina, administrativo, tales como tramitar la entrada y salida de correspondencia, recepción de documentación, atención de llamadas telefónicas, atención de visitas y de proveedores, archivo de documentos, realización de cálculos, reportar a su superior todo aquello inherente a su área, estar al corriente de la tramitación de expedientes, manejo de la agenda, tanto la de reuniones como la de contactos, y su mantenimiento de manera organizada y actualizada, manejo de todas aquellas herramientas de una oficina, como ser la fotocopiadora, la impresora, el fax, la computadora, entre otros, manejo de idiomas, preferentemente el inglés, pero por supuesto que cuantos más maneje será mucho mejor, ya que sus condiciones y aspiraciones podrán ser mucho más altas dentro de la organización en la cual se desempeña y poseer conocimientos en materia de protocolo institucional y empresarial.

Secretaria privada. Una relación de estrecha confianza con el jefe

Las secretarias pueden desempeñarse en diversas áreas y contextos, en tanto, una de las variantes del puesto más paradigmática es sin dudas la llamada secretaria privada, que como su denominación ya nos lo anticipa es aquella que tiene como funciones ocuparse de todos los asuntos inherentes a su jefe, los personales y asimismo los laborales. Generalmente, jefes y secretarias establecen un vínculo muy cerrado y estrecho como consecuencia de la cantidad de secretos y debilidades que las secretarias saben estos. Incluso, por esto es que la figura de la secretaria y su relación con su jefe ha sido objeto de infinidad de representaciones en diversas historias de ficción.

Una de las más recordadas es sin dudas Secretaria Ejecutiva, una cinta producida en Hollywood en el año 1988 y estelarizada por Harrison Ford, Melanie Griffith y Sigourney Weaver. El personaje de Griffith es la secretaria del de Weaver, una ejecutiva bastante ruda y malvada. El personaje de Griffith demuestra su capacidad en el cargo y descubre que su jefa se queda con una idea suya para comenzar un negocio. Finalmente la desenmascara y termina no solamente ganando terreno en el mismo sino enamorándose del millonario de negocios interpretado por Ford.

Preparación

Si bien no requiere de largos años de estudio como las carreras de grado, la de Secretaria es una profesión que también puede estudiarse y que por supuesto reúne todas aquellas actividades que se le requerirán a quien desempeña el puesto.
Generalmente, a quienes aspiran al cargo se les realiza una breve prueba en aquellas cuestiones específicas que se buscan, por ejemplo que maneje tal o cual programa informático o que hable y escriba en perfecto inglés.

Un puesto en donde prima el sexo femenino

Si bien el puesto es mayormente ocupado por mujeres debemos decir que existen hombres que desempeñan este cargo. Al revés de lo que sucede con otros puestos o profesiones, el de secretaria es un cargo laboral que históricamente ha estado reservado al desempeño de las mujeres.

Dependencia del estado que gestiona un área

Por otro lado, el concepto se utiliza en muchas partes de habla hispana para designar a aquella dependencia del estado que se ocupa de gestionar algún área, por ejemplo secretaría de educación, secretaría de seguridad, entre otras.
La secretaría está liderada por un funcionario público llamado secretario, quien será la máxima autoridad dentro de la secretaria y que deberá responder a las políticas trazadas por el gobierno que lo designó.