Significado de expediente jurídico Definición, carátula, acceso, cómo se organiza y archiva
Licenciada en Derecho
Definición formal
El expediente jurídico es la compilación de información referida a un proceso judicial determinado a medida que éste avanza, siendo necesario que se lo exprese con el mayor nivel de detalle posible, respaldando cada paso de la causa. Abre con el inicio del acto procesal y cierra únicamente cuando se dicta una sentencia firme. No obstante, si hay una apelación el expediente se abre de nuevo y se le anexa lo respectivo a esta nueva fase.
Los expedientes son de enorme importancia para la jurisprudencia y el Derecho Procesal, porque permiten vigilar el debido proceso y son de utilidad cuando se reabre un caso por apelación o revisión del mismo.
¿Cómo se organiza y dónde se archiva?
Sucede que el expediente jurídico debe estar muy bien organizado. Lo primero es el formato que implica la carátula y la contra-carátula. En la carátula se deben indicar varios datos, tales como la jurisdicción del juzgado, el órgano judicial, el año en el cual se abre un expediente, etc. Asimismo, debe incluir el número de causa y el número asociado a dicho expediente.
Las hojas de los expedientes jurídicos se llaman “fojas” y se ordenan de manera cronológica. Cada una de estas hojas debe estar “foliada”, identificada con un número. También, se suele dividir en “cuerpos”, y sobre esto hay diversos criterios. Sin embargo, se suele asumir cuando el expediente sobrepasa las 200 hojas, que debe seccionarse en cuerpos.
Estos expedientes suelen guardarse en los tribunales, aunque en tiempos recientes hay versiones digitales. Es importante acotar que no todas las personas pueden tener acceso a dichos expedientes. Muchas veces es un material delicado con información que no puede divulgarse ni tener acceso público, generalmente cuando los casos son penales y/o involucran menores de edad.
¿Quiénes pueden tener acceso al expediente?
Teóricamente, estos expedientes deberían ser consultados por cualquier persona interesada en la jurisprudencia. Pero hay ciertos contenidos bajo los cuales hay excepciones: autopsias, declaraciones, así como testimonios en los cuales se procura proteger al testigo.
Los abogados (acusador o defensor) suelen tener permiso de acceder a estos expedientes; asimismo, los fiscales, los jueces y personas autorizadas para ello. En delitos menores o en casos de Derecho Civil, Mercantil o de otra índole, los expedientes no tienen mayores problemas en ser consultados.
Por lo general, son los expedientes de casos penales los más delicados. Lo mismo sucede con indagaciones de orden político, como los antejuicios de méritos, en los que sin duda el expediente siempre es de enorme importancia.
Todo lo antes mencionado implica varios aspectos. El primero es que los expedientes judiciales deben estar bien almacenados, con indicaciones que permitan consultarlos con claridad. También, que deben protegerse. Corresponden un acervo de información importantísimo desde el punto de vista jurisprudencial. Existen bibliotecas extensas, grandes archivos, donde se almacenan infinidad de libros relativos a estos expedientes, que muchas veces son consultados por estudiantes de derecho o abogados en ejercicio.
Posibilidad de alteración de la carátula
El expediente judicial es una evidencia esencial de cómo se imparte la ley. Corresponde a una de las fuentes esenciales del derecho. Es necesario mantener estos expedientes, ya que marcan una pauta sobre cómo se administra la justicia.
Por ejemplo, en el Common Law británico, sucede que los expedientes son la base de la jurisprudencia y de las normas a cumplir. En tal sentido, deben estar correctamente organizados y contar con información fidedigna.
Hay que tener cuidado con alteraciones de los expedientes. Se recomienda que existan varias copias de los mismos. También, evitar posibles cambios en la carátula. La alteración de la misma, conlleva problemas para identificar el contenido del libro. Asimismo, implica que el expediente se pueda almacenar en un sitio equivocado, ocasionando que luego no se pueda ubicar, cuestión que claramente lesiona el derecho a la defensa y hasta puede dar pie a la acción de habeas data.
La necesidad del formato electrónico y una correcta implementación
En tiempos recientes, se ha empezado utilizar el formato electrónico para los expedientes jurídicos. No cabe duda que es una muy buena alternativa. Pero hay que tener algo en cuenta: los expedientes judiciales requieren de gran cantidad de espacio para su almacenamiento. En todo momento, se están tomando nuevas decisiones jurídicas y se comienzan nuevas querellas legales.
Por lo antes dicho, sucede que se abren cada vez nuevos expedientes. ¿Dónde se resguarda toda esta cantidad de libros y folios? Además, también está el tema de los cuidados de este material. Semejante cantidad de archivos no es fácil de manejar, así que el formato electrónico se yergue como una alternativa de gran utilidad.
No obstante, este formato digital tiene sus detalles. ¿Cómo se accede ahora a los expedientes? ¿Se pueden descargar y divulgar por otros medios? ¿Cómo es el sistema de clasificación de los expedientes digitales?
Todas las preguntas antes enunciadas aún no tienen una respuesta precisa, a pesar de ello, en algunos países se han tomado iniciativas al respecto:
Colombia: en esta nación el Estado habla sobre la “modernización de la justicia” y adelanta un proyecto de expedientes electrónicos. No obstante, es un proceso que empezará solo con casos civiles o mercantiles. Se espera que a largo plazo abarque todas las ramas jurídicas.
Paraguay: la Corte Suprema de Justicia ha indicado que los nuevos expedientes deben transcribirse a formato digital. Igualmente, se adelanta un plan para digitalizar todos los expedientes almacenados en los tribunales. Se trata de una labor ardua, pero de la que se han dado los primeros pasos.
México: en este país, se han venido usando copias digitales de expedientes judiciales desde hace algún tiempo. No obstante, hay muchas críticas acerca de los formatos. Cada folio se presenta en un archivo PDF independiente, generando así un desorden debido a que no hay linealidad ni concatenación, por esa razón buena parte del debate se ha orientado a cómo es el formato adecuado de un expediente jurídico en el mundo digital.
Como se puede apreciar, la aplicación del expediente jurídico digital tiene numerosos detalles. Implica: 1) actualización de todos los expedientes que no están en formato digital, 2) elaboración de una plataforma para almacenar y divulgar estos expedientes, 3) así como los formatos adecuados para la organización de la información en estos casos.
Lo cierto es que la información digital es un hecho. No tiene sentido negarse a la existencia de expedientes jurídicos digitales. Lo más probable es que demoren en implementarse, pero más temprano que tarde esto sucederá.
Trabajo publicado en: Feb., 2020.
Ilustraciones: Tobias Seeliger