Definición de Orden de Compra

Orden de compra es un término propio la contabilidad y la gestión cotidiana de la actividad empresarial. Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor con la intención de adquirir ciertos artículos y a un precio ya convenido entre el comprador y el vendedor.

¿Qué información incluye?

La solicitud de compra indica los términos de pago y de entrega, por lo que es una autorización al proveedor para entregar los artículos y para que éste presente una factura correspondiente. Hay que tener en cuenta que todos los artículos comprados por una empresa deben acompañarse de las órdenes de compra, las cuales se numeran en serie con el propósito de aportar un control sobre su uso.

Las órdenes de compra se emiten normalmente en original y copia, enviándose el original al proveedor y las copias se destinan al departamento de contabilidad para que sean registradas en la cuenta por pagar (también puede haber una tercera copia para el departamento de compras de la empresa).

En una orden de compra se incluyen los siguientes apartados:

– El número de órden de compra.

– El nombre y la dirección del proveedor.

– La fecha en la que se ha realizado el pedido y la fecha de entrega requerida.

– Los términos de entrega y de pago.

– La cantidad de artículos solicitados y la descripción de los mismos con su número de código.

– En cuanto al precio, se indican el precio de cada unidad y el precio total de la compra, así como el coste de envío si corresponde.

– Por último, la orden de compra debe especificar la firma autorizada de la persona responsable.

La finalidad de la orden de compra

La informacíón más arriba detallada tiene la finalidad de llevar un control preciso sobre los artículos adquiridos, pues de esta manera una empresa puede llevar un registro contable de sus operaciones de compra.

Por otro, lado no hay que olvidar que cuando un cliente emite una orden de compra está confirmando y formalizando la confianza que tiene en un proveedor.

La orden de compra que emite el cliente es un paso más en el proceso de venta, puesto que la venta todavía no se ha producido de manera definitiva. En este sentido, la orden de compra implica que los procedimientos de la empresa deben estar bien definidos y organizados. Antes de la emisión de una orden de compra el cliente tiene que conocer con exactitud cuál es el proceso para registrarla en su empresa y el vendedor debe asegurarse igualmente de la información del documento.

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